السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
سنتعرف اليوم إن شاء الله على مهام وأعمال وكيل شئون العاملين بالمدرسة مع السجلات الدفاتر والملفات، ومهام وأعمال معاون شئون العاملين بالمدرسة والدفاتر والملفات ،وقد إعتمدنا مراجع مصرية للموضوع..فلنبدأ على بركة الله..
مهام وكيل شئون العاملين بالمدرسة مع السجلات من هنا
قائمة سجلات شئون العاملين بالمدرسة (قائمة بجميع أسماء سجلات شئون العاملين بالمدرسة) من هنا
تحميل سجلات مدير المدرسة Doc / سجل التأخيرات/ المدرسين/ المدرسة/ وكيل النشاط /التكليفات المدرسية/ وزيارة المدرسين من هنا
مهام وأعمال الوكيل (وكيل شئون العاملين بالمدرسة او وكيل المدرسة):
وكيل المدرسة هو الساعد الأيمن لمدير المدرسة ويمكن إجمال مهامه و أعماله على النحو التالي:
المشاركة في تنفيذ السياسة العامة للمدرسة.
المشاركة في مجلس إدارة المدرسة.
المشاركة في الإشراف على سير العمل بالمدرسة.
توزيع الاختصاصات على العاملين في المدرسة , والمعاونة في الشئون الإدارية والفنية على النحو التالية:
1- مهام وكيل شئون العاملين بالمدرسة:
أ- شؤون الموظفين :
- تنظيم السجل الخاص بأحوال الموظفين وتعبئة كل الخانات من جميع الموظفين.
- المشاركة في إعداد الجدول الدراسي.
- توزيع حصص الانتظار على معلمي المدرسة في حالة غياب أحد المعلمين.
- الإشراف على الإحصائيات الشهرية المرسلة إلى إدارة التعليم والمتعلقة بالمعلمين والطلاب.
- تنظيم البريد الوارد والصادر من وإلى المدرسة وتسجيله في السجلات الخاصة به وحفظه في الملفات الإدارية المخصصة له مع أخذ تواقيع العاملين على التعاميم المهمة.
- الإشراف على أعمال الموظفين الإداريين وتوزيع العمل بين المستخدمين والعمال.
- الإشراف على جدول الحصص اليومي والأنشطة والنظافة والنظام العام للمدرسة.
- الإشراف على متابعة النشاط غير الصفي داخل المدرسة والإشراف العام للمدرسة.
- الإشراف على النواحي المالية لجماعات النشاط المدرسي.
ب- شؤون الطلاب :
- حث جميع الطلاب على أداء الصلاة جماعة بأسلوب مرن يحبب العبادة إلى النفوس.
- فحص طلبات الطلاب المستجدين قبل قبولهم بالمدرسة لمعرفة مطابقتها للشروط.
- توزيع الطلاب على الصفوف الدراسية مع مراعاة الفروق الفردية بينهم وإعداد قوائم بأسماء طلبة كل صف دراسي.
- تسجيل الطلاب وتطبيق شروط القيد ( مستجد-منقول-معيد) .
- متابعة مواظبة الطلاب ومعرفة حالات التسرب والانقطاع عن المدرسة.
- تحويل الطلاب للوحدة الصحية المدرسية في حالة الضرورة والسماح للبعض بالخروج أثناء اليوم وعند الضرورة فقط.
- العمل على إعداد سجل خاص يحتوي على عناوين طلاب المدرسة وأولياء أمورهم وأرقام هواتفهم للرجوع لها عند الحاجة.
- التعقيب على الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحالات الغياب اليومية واستدعاء ولي الأمر في حالة تكرار الغياب بصورة ملفتة للنظر.
- المشاركة في استقبال أولياء أمور الطلاب وتعريفهم بمستويات أبنائهم وإحالة بعض الحالات على مدير المدرسة إذا لزم الأمر.
- تلقي مشكلات الطلاب اليومية.
جـ- الشؤون الفنية :
- يمكن لمدير المدرسة إنابة وكيله (وكيل المدرسة) في حضور بعض الحصص مع معلمي المدرسة في مجال تخصصه لمعرفة مستوى الطلاب وطريقة المدرس في الصف وتعامله مع الطلاب، ويقدم تقريرا لمدير المدرسة بشأن ذلك.
- في حالة غياب مدير المدرسة بعذر شرعي ينوب الوكيل (وكيل المدرسة) عنه في رئاسة مجلس المعلمين والآباء والقيام بجميع أعماله.
د_ شؤون الاختبارات:
- العمل على مشاركة مدير المدرسة في الإعداد لاختبارات الفصل الدراسي الأول والثاني.
- متابعة دفاتر أعمال السنة وتطبيق اللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.
- الإشراف العام مع مدير المدرسة على سير الاختبارات المدرسية.
- إعداد الجدول الخاص بالملاحظة اليومية للاختبارات المدرسية.
- الاحتفاظ بكشوف درجات المواد الدراسية وأوراق الإجابة وكراسات النتيجة لكل فصل دراسي.
2- أعمال ونشاطات وواجبات وكيل المدرسة:
أ - الأعمال اليومية:
- إدارة المدرسة في حالة تأخر أو غياب مدير المدرسة.
- العمل على تنفيذ توجيهات مدير المدرسة.
- متابعة دخول المدرسين للحصص وخصوصاً بعد الفسحة والصلاة.
- تسجيل الطلاب المستجدين و المحوّلين إلى المدرسة.
- الإشراف على انتظام الطلاب في الطابور الصباحي.
- الإشراف على دخول الطلاب إلى فصولهم بعد الفسح والصلاة.
- متابعة الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحصرهم.
- الاطلاع على دفتر دوام الموظفين ومتابعة حضور المدرسين جميعاً.
- توزيع حصص الانتظار في حالة وجود مدرس متأخر أو غائب بالتنسيق مع المراقبين..
- متابعة الطلاب أثناء الفسحة مع المراقبين.
- أخذ ومتابعة غياب الطلاب يومياً وتسجيله بسجل الغياب اليومي والشهري مع الاتصال على أولياء أمورهم لمعرفة سبب الغياب.
- إرسال إشعار غياب لأولياء أمور الطلاب المتغيبين ووضع سجل خاص بذلك لمن لم يتم الاتصال به.
- المرور على الفصول وأفنية المدرسة وممراتها لملاحظة الطلاب الذين هم خارج الفصول أثناء الحصص.
- متابعة تنفيذ البرامج الثقافية في الطابور مع مشرف الإذاعة.
- إنهاء إجراءات الطلاب المنقولين.
- السعي إلى تعميق الروابط بين المعلمين في المدرسة.
- متابعة الفصول الدراسية والتأكد من وجود المعلمين بها أثناء الحصص بالتعاون مع المراقبين.
- الإشراف على نظافة المدرسة وحث الطلاب على نظافة فصولهم والاهتمام بمحتويات المدرسة.
- متابعة الطلاب من حيث المواظبة اليومية والاستئذان والانصراف من المدرسة.
ب- الأعمال الشهرية:
- عقد اجتماع مع عرفاء الفصول لتوضيح مهامهم وعلاج مشاكلهم.
- متابعة عرفاء الفصول فيما كلفوا به.
- تنظيم جميع سجلات المدرسة بالتعاون مع سكرتير المدرسة.
جـ - أعمال فصلية أو سنوية:
- مشاركة مدير المدرسة في إعداد الخطة العامة للمدرسة.
- مشاركة مدير المدرسة في جدول الحصص الأسبوعي.
- وضع جدول حصص الانتظار.
- توزيع المناوبة اليومية على مدرسي المدرسة بالتعاون مع مسئول المناوبة.
- توزيع الطلاب المحوّلين على الفصول.
- حفظ وترتيب وتنظيم ملفات الطلاب مفهرسة بالتعاون مع شؤون الطلاب.
- توزيع الطلاب على الفصول بالشكل الذي يخدم العملية التربوية والتعليمية.
- تنظيم كتب المقررات الدراسية داخل المستودع وتهيئتها.
- توزيع المقررات الدراسية على الطلاب مع بداية كل فصل دراسي.
- حصر المقررات الدراسية داخل المستودع مع بداية كل فصل دراسي.
- مخاطبة المدارس المجاورة لتزويد المدرسة بالمقررات الناقصة.
- حفظ جميع النماذج المستخدمة في المدرسة والاستفادة منها عند الحاجة.
- إعداد ملف لحفظ قضايا الطلاب.
- وضع جدول الاختبارات الفصلية والنهائية والدور الثاني.
- توزيع الملاحظين والمصححين والمراجعين على اللجان.
- توزيع الطلاب على لجان الاختبارات.
- حفظ أوراق إجابات الطلاب خلال المدة المقررة.
- تهيئة مكان لإعلان نتائج اختبارات نهاية الفصل والعام الدراسي.
- حفظ نتائج الاختبارات.
- إعداد ملف لحفظ نماذج الأسئلة ونماذج الإجابة للاختبارات.
- إعداد ما يلزم للاختبارات.
- توزيع أوراق استلام الإجابات على لجان الاختبارات.
- مشاركة مدير المدرسة في الاطمئنان على سير الاختبارات.
- إعطاء شهادات بنتيجة الامتحانات للطلاب .
- تنظيم قاعدة المعلومات والسجلات والملفات اللازمة للعمل في المدرسة
بالإضافة إلي المهام والأعمال التالية:
- إعداد ملف لكل معلم وموظف يحفظ فيه جميع البيانات الخاصة به، وسيرته الذاتية وصور من مؤهلاته وخبراته والدورات التدريبية التي حضرها ومشاركا ته وما يرد عن أدائه ووضعه الوظيفي من مكاتبات وتوظيف التقنية الحديثة والبرامج الحاسوبية المعتمدة كلما كان ذلك ممكناً.
- تدريس ما يسند إليه من حصص .
- القيام بأي أعمال أخرى يسندها إليه مدير المدرسة مما تقتضيه طبيعة العمل التعليمي .
3- السجلات المطلوب وكيل المدرسة متابعتها وتنظيمها:
- سجل قيد التلاميذ
- سجل الانتظار
- سجل تعقيب الغياب اليومي والشهري
- سجل الرواد
- سجل تسليم الملفات
- سجل الصادر
- سجل استئذان الطلاب
- سجل إيرادات ومصروفات المدرسة
- سجل هواتف التلاميذ
- سجل الاتصالات على أولياء أمور الطلاب
- سجل التأخر الصباحي
- سجل تحويل المعلمين للطلاب
- سجل رصد السلوكيات للطلاب المخالفين
الملفات المطلوبة من وكيل المرحلة:
- ملف التعاميم .
- ملفات قضايا الطلاب وتعهداتهم.
- ملف التقارير الطبية
أعمال معاون شئون العاملين ( حضور وانصراف دفاتر) :
- ينشىء معاون شئون العاملين لكل عامل ملف تودع به الوثائق والبيانات والمعلومات الخاصة به والتقارير السنوية والشكاوى المقدمة ضد هذا العامل وغيرها
- متابعة دفتر الحضور والانصراف مع الاهتمام به لأنه دفتر مالي ولا يجوز فيه الكشط أو الشطب
- يجب أن ترقم أوراق الملف ويثبت رقم كل ورقة ومضمونها علي غلاف الملف ولا يجوز نزع أية ورقة منه بعد إيداعها فيه
- متابعة العاملين الذين تجاوزوا ايام الاجازات وخصوصا العارضة والمنقطعين عن العمل وابلاغ مدير المدرسة وعمل اللازم نحو عمل استجوابات لهم وارسال انذارات للمنقطعين منهم
- يجب أن تعلن شئون العاملين عن القرارات التي تصدر في لوحة الإعلانات لمدة لاتقل عن عشرة أيام
- تعد شئون العاملين سجلا لقيد العاملين الموضوعين تحت الاختبار توضح بداية ونهاية فترة الاختبار
- يملىء نقارير الكفاية السنوية الخاصة بالعاملين ويقوم بالتوقيع بجانب خانتي التدريب والجزاءات اسما واضحا بعد ملئها بمعرفته ويسلمها لمدير المدرسة لوضع درجة الكفاية
- يحرر معاون شئون العاملين نموذ ج القيام بالعمل للعامل الجديد عند استلامه العمل وتوضع صورة في ملف العمل وترسل صورة الي شئون العاملين وصورة إلي شئون المالية والإدارية بالإدارة وصورة للعامل - ويحرر نفس النموذج كذلك عند الترقية
- يحرر نموذج إخلاء طرف عند نقل العامل أو ندبه أو ترقيته – توضع صورة من نموذج الإخلاء بملف العامل وترسل صورة إلي الجهة المنقول إليها العامل وصورة إلى شئون العاملين وصورة إلي العامل
1- أعمال معاون شئون العاملين بالمدرسة ( مرتبات ) :
- متابعة الادارة التعليمية لاستلام التعديلات اللازمة لتحرير كشوف المرتبات
- تحرير كشوف المرتبات وتسليمها للادارة التعليمية فى موعد غايتة اليوم الخامس من أول كل شهر
- تنفيذ تعديلات الترقيات والجزاءات والحالات الاجتماعية فى حينها ووقت وقوعها
- استخراج العلاوات الدورية من القرارات لكل المستحقين بالمدرسة وتعديل مرتباتهم حسب ترقياتهم
- امساك دفتر 129 سايرة وقيد المرتبات بة شهريا وكذلك المكافأت والبدلات والحوافز وما يحصل عليه العاملون بالمدرسة من مستحقات
2- الدفاتر الخاصة بشؤون العاملين:
- دفتر بيانات موظف يسجل فيه كل البيانات الخاصة بالموظفين ومفردات مرتبه الأساسي والمتغير مع توقيع الموظف علي البيانات السابقة بالعلم
- دفتر أجازات 68 تسجل فيه أجازات الموظف ( عارضة – مرضي –اعتيادي
- دفتر الحضور والانصراف
- دفتر التحركات وخطوط السير
- سجل الصادر والوارد للبوستة
- سجل المعلومات الإحصائية
- سجل نتائج الاختبارات
- سركى 6 مراسلات
3- الملفات الخاصة بشؤون العاملين
- · ملفات الموظفين (ملف لكل عامل بالمدرسة )
- · ملف تصاريح الخروج باذن
- · ملف النشرات واللوائح والأنظمة الواردة
- · ملف التعليمات الداخلية
- · ملف توجيهات وتعليمات المواد الدراسي
في الختــــام..
كانت هذه مهام وأعمال وكيل ومعاون شئون العاملين بالمدرسة والسجلات والدفاتر والملفات نرجوا التوفيق للجميع.. المراجع: صفحة "قضايا تهم المعلمين" ، وصفحة "المطبوعات الوزارية المنظمة للعمل (بوزارة التربية والتعليم)" بمواقع التواصل الإجتماعي ، والموقع "منصه التعليم المصري" .
.png "English"){kind=small}
